機密文書 処分の方法とは？シュレッダーと専門業者の選び方を解説
個人情報や企業の機密情報が記載された文書を、どのように安全に処分すればいいかお悩みではありませんか？このページでは、機密文書のリスクや適切な処分方法、信頼できる専門業者の選び方について徹底解説します。情報漏えいを防ぎ、安心して機密文書を処分するためのポイントを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
機密文書のリスクと処分の重要性
オフィスや家庭で発生する機密文書には、個人情報、企業の内部情報、契約書、取引記録、顧客データなど、他者に漏れると大きなリスクを伴う情報が多く含まれています。このような機密文書を適切に処分せずに放置したり、誤った方法で廃棄すると、情報漏えいや不正利用のリスクが高まります。以下では、機密文書のリスクと適切な処分の重要性について解説します。
機密文書がもたらすリスク
- 個人情報の流出：個人名、住所、電話番号、クレジットカード情報などが記載された機密文書を不用意に廃棄すると、第三者による悪用や詐欺のリスクが発生します。個人情報が流出した場合、名義を使った不正な取引やなりすましの被害が起こる可能性があります。
- 企業の信用失墜：企業の内部資料や顧客情報が流出すると、企業の信用を大きく損なうだけでなく、取引先や顧客との信頼関係にも悪影響を及ぼします。また、情報漏えいの責任を追及され、訴訟や損害賠償のリスクに発展することも考えられます。
不正利用による損失
- 企業の機密文書には、営業戦略、製品開発計画、価格設定情報など、競合他社にとって価値のある情報が含まれます。これらが流出すると、競合に不正利用されて競争力を失う可能性があります。
- 廃棄した機密文書から個人情報を不正に入手し、詐欺や不正アクセス、スパム行為に利用される事例もあります。特に、企業の従業員データや取引先リストが悪用されると、予想外の被害が発生するリスクが高まります。
法的トラブル
個人情報保護法や企業のコンプライアンス規定に基づき、機密文書の適切な処分が義務付けられています。これらの法令を無視して情報を漏えいさせた場合、行政指導や罰則、訴訟のリスクが生じます。
機密文書の処分が重要な理由
適切な処分は、情報漏えいを未然に防ぐための最善策です。機密文書は、その内容に応じてシュレッダー処理、専門業者による処分、焼却処分などの方法で安全に処理する必要があります。処分することで、第三者が情報を不正に取得するリスクを大幅に減らせます。
情報漏えい防止の最善策
適切な処分は、情報漏えいを未然に防ぐための最善策です。機密文書は、その内容に応じてシュレッダー処理、専門業者による処分、焼却処分などの方法で安全に処理する必要があります。処分することで、第三者が情報を不正に取得するリスクを大幅に減らせます。
コンプライアンスの遵守
機密文書を適切に処分することは、企業や組織のコンプライアンスを守るための重要な取り組みです。特に、顧客の個人情報や取引データを適切に管理し、廃棄することは、企業の社会的責任（CSR）を果たすために不可欠です。
企業の信用維持
機密文書の適切な処分は、顧客や取引先からの信頼を維持するためにも重要です。情報管理がしっかりしている企業は、取引先からの信用も高く、新たなビジネス機会を得ることにもつながります。一方、情報漏えいが起こると、企業イメージの低下だけでなく、顧客離れや業績の悪化を招くリスクがあります。
セキュリティ意識の向上
機密文書の適切な処分を実施することは、企業全体の情報セキュリティ意識を高める機会にもなります。従業員一人ひとりが、情報の取り扱いや廃棄方法について意識を持つことで、組織全体の情報管理レベルが向上し、情報漏えいのリスクを抑えることができます。
適切な機密文書処分のポイント
機密文書の処分を専門業者に依頼する際は、ISO27001などの情報セキュリティに関する認証を取得しているか、実績や口コミを確認し、信頼性の高い業者を選びましょう。
専門業者に依頼する場合は、必ず「処分証明書」を発行してもらうようにしましょう。これにより、確実に機密文書が処分されたことを証明でき、万が一のトラブルを防止できます。
機密文書の主な4つの処分方法
機密文書を適切に処分することは、情報漏えいリスクを防ぎ、セキュリティを維持するために非常に重要です。機密文書の処分方法にはいくつかの選択肢があり、それぞれメリットとデメリットがありますが、機密文書の主な処分方法を詳しく解説します。
１，シュレッダー処分
機密文書をシュレッダー（細断機）で裁断し、読み取り不可能な状態にする方法です。家庭やオフィスで最も一般的な処分手段の一つです。
裁断方式
- ストレートカット 紙を縦方向に裁断する方式。裁断幅が広いため、情報漏えいのリスクが高め。
- クロスカット 紙を縦横に細かく裁断する方式。ストレートカットよりも断片が小さくなり、セキュリティ性が向上します。
- マイクロカット クロスカットよりさらに細かく裁断する方式。文書が微細なチップ状になるため、機密文書の処分に最適です。
家庭や小規模オフィスで日常的に発生する機密文書の処分に適しています。手軽に利用できるため、頻繁に機密文書が発生する場合に有効です。
メリット
- 自宅やオフィスにシュレッダーがあれば、いつでも手軽に文書を裁断できます。
- 特にクロスカットやマイクロカットのシュレッダーを使用すれば、高いセキュリティレベルで処分できます。
デメリット
- 大量の機密文書を処分する際は手間がかかるため、時間と労力が必要です。
- シュレッダーの刃が劣化すると裁断効率が低下するため、定期的なメンテナンスが必要です。
２，専門業者による処分
専門の機密文書処分業者に依頼して、機密文書を安全に回収・処分してもらう方法です。企業や団体での大量の機密文書処分に適しています。
特徴
- 業者は、シュレッダー処理、溶解処理、焼却処理など、さまざまな方法で機密文書を処分します。大量の文書を一度に安全に処分できるのが特徴です。
- オフィスや自宅まで業者が直接文書を回収する「出張回収」や、指定の場所に文書を発送する「宅配回収」など、複数の回収方法が利用可能です。
メリット
- 大量の機密文書も一度に処分可能 企業や組織で発生する大量の機密文書を一括で処分できます。
- セキュリティ対策が徹底 ISO27001などの情報セキュリティに関する認証を取得している業者に依頼すれば、安全性が確保され、安心して処分を任せられます。
- 処分証明書の発行 多くの専門業者は、処分完了後に「処分証明書」を発行してくれるため、文書が適切に処分されたことを確認できます。
デメリット
- 専門業者に依頼する場合、回収・処分費用が発生します。文書の量や処分方法によって料金が変わりますが、コストを考慮する必要があります。
- 業者による回収日程の調整が必要で、即時処分できない場合もあります。
３，焼却処分
機密文書を焼却炉で焼却し、完全に形を残さず処分する方法です。文書の再利用が不可能になるため、情報漏えいのリスクがほぼゼロになる処分方法です。企業が独自に焼却施設を持つ場合や、焼却処分を専門とする業者に依頼する場合があります。一般的なオフィスでは難しいため、専門業者に依頼するのが主流です。
特徴
メリット
- 文書を燃やして灰にするため、情報漏えいのリスクがほぼゼロです。特に、極秘情報や重要な資料を完全に消去したい場合に適しています。
- 専門業者に依頼すれば、大量の機密文書を一度に処分できます。
デメリット
- 焼却処分は、他の処分方法に比べて費用が高いことが多いです。また、焼却のための手配が必要になるため、手間がかかります。
- 焼却によって有害物質が発生する場合があるため、環境に配慮した処分が必要です。
４，溶解処分
機密文書を水や薬品で溶解し、再利用できない状態にする方法です。リサイクルに回す前に文書を溶かして処分します。一般的には専門業者に依頼して行います。溶解処理施設で文書を溶かし、再利用できない状態にします。
メリット
- 溶解処分した紙はリサイクル素材として再利用されることが多いため、環境に配慮した処分方法といえます。
- 文書が原型を留めない状態になるため、情報漏えいのリスクが低くなります。
デメリット
専門業者に依頼するため、費用が発生します。また、処分の手配やスケジュール調整が必要です。
機密文書処分の流れ
機密文書の処分は、情報漏えいを防ぎ、安全に行うために慎重な手順が必要です。特に、専門業者に依頼する場合には、適切な処分の流れを理解しておくことで、より安心して機密文書を処分できます。以下に、専門業者に依頼する場合の一般的な処分の流れと自分で処分する場合の手順を説明します。
専門業者に依頼する場合の処分の流れ
ステップ 1: 業者選び
- 信頼できる機密文書処分の専門業者を選びます。口コミや評判、ISO27001などの情報セキュリティ認証の取得状況を確認することがポイントです。
- 業者の公式サイトや電話で問い合わせを行い、処分したい機密文書の量や種類、希望する処分方法について伝えます。業者によっては、見積もりを無料で行ってくれるため、事前に費用を確認しておきましょう。
ステップ 2: 書類の準備と回収日程の調整
- 業者と回収の日程を調整します。大量の機密文書を処分する場合や企業の都合に合わせて、出張回収や宅配回収などの方法を選べます。
- 処分する機密文書をダンボールなどに梱包します。梱包材は業者から送られてくる場合もあります。万が一、輸送中に情報漏えいが起こらないよう、しっかりと封をし、書類が外部に見えないように注意して梱包しましょう。
ステップ 3: 回収・運搬
- 指定された日時に業者が書類を回収します。出張回収の場合、業者のスタッフがオフィスや自宅まで訪問して書類を受け取ります。宅配回収の場合は、業者指定の配送業者が集荷に来るか、利用者が宅配便で発送します。
- 回収された機密文書は、業者の処分施設まで輸送されます。信頼できる業者は、専用車両や封印された輸送箱を使用し、輸送中の情報漏えい対策を行います。
ステップ 4: 処分作業
- 業者の処分施設で、事前に選んだ方法（シュレッダー処分、溶解処分、焼却処分など）で機密文書を処分します。業者によっては、処分作業をリアルタイムで確認できるようにするため、処分作業の動画撮影や立ち合いサービスを提供している場合もあります。
- 書類を適切に処分し、情報が読み取れない状態にします。機密文書の内容や機密性のレベルに応じて最適な処分方法が選ばれます。
ステップ 5: 処分証明書の発行
- 処分が完了したら、業者から「処分証明書」が発行されます。この証明書は、機密文書が適切に処分されたことを証明する書類で、コンプライアンスや情報セキュリティ管理の記録として保管しておくことが重要です。
ステップ 6: 支払い
- 見積もり時に提示された料金を支払います。業者によって支払い方法は異なり、銀行振込やクレジットカード払いなどに対応しています。
2. 自分で処分する場合の流れ
ステップ 1: 処分方法の選定
自分で処分する場合、家庭用またはオフィス用のシュレッダーで処分するのが一般的です。文書の内容に応じて、クロスカットやマイクロカットなど、細かく裁断できるシュレッダーを選ぶようにしましょう。
ステップ 2: 機密文書の裁断
- 機密文書をシュレッダーにかけて細断します。シュレッダーの容量に応じて、無理のない量を一度に処分することが大切です。また、定期的に裁断することで、書類が溜まりすぎることを防ぎます。
- 自宅に焼却設備がある場合、機密文書を焼却することも可能ですが、環境への配慮と法令遵守が必要です。一般的には専門の焼却施設に持ち込む方が安全です。
ステップ 3: 細断紙の廃棄
シュレッダーで裁断した紙くずは、自治体の分別ルールに従ってゴミとして廃棄します。地域によっては、リサイクルのために特定の曜日に紙類を回収する場合もあります。※ただし自治体に出す場合は個人に限ります。会社や事業所から出るシュレッダーくずは自治体では収集できません
安全な処分のためのポイント
信頼できる業者の選定
- 機密文書の処分を業者に依頼する際は、信頼できる業者を選ぶことが第一歩です。ISO27001などの情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の認証を取得しているかを確認しましょう。このような認証を持つ業者は、情報の取り扱いや処分に関して厳格な基準を設けています。
- 業者の公式サイトや口コミサイトで、過去の取引実績や利用者のレビューを確認し、信頼性を見極めましょう。長期間にわたってサービスを提供している業者や、多くの顧客から高評価を得ている業者は信頼性が高いです。
事前の相談を活用
機密文書の量や内容、求めるセキュリティレベルについて業者に相談し、最適な処分方法を提案してもらいましょう。特に、企業の場合は、内部のセキュリティポリシーに合った処分方法を確認しておくことが重要です
処分方法の選択
- 自分で処分する場合、シュレッダーの裁断方式に注意しましょう。クロスカットやマイクロカットなど、より細かく裁断できるシュレッダーを使うことで、情報漏えいのリスクを低減できます。ストレートカットなど、断片が大きく残るタイプは再利用されるリスクが高いため避けましょう。
- 専門業者に依頼する場合、どのような処分方法（シュレッダー処分、溶解処分、焼却処分など）を行っているか確認します。情報の重要度に応じて、最適な処分方法を選ぶようにしましょう。
回収から処分までのセキュリティ確保
- 処分する機密文書を業者に引き渡す際は、ダンボールや専用のセキュリティバッグにしっかりと梱包し、書類が外から見えないように封をします。輸送中の漏えいを防ぐためにも、厳重な梱包は不可欠です。
- 業者が回収・輸送を行う場合、専用のセキュリティ車両を利用しているか、輸送箱が封印されているかを確認しましょう。また、輸送時の追跡や立ち合いが可能なサービスを提供している業者を選ぶと、安心感が高まります。
処分証明書の発行を依頼
業者による処分が完了した際に、「処分証明書」を発行してもらうよう依頼します。この証明書は、機密文書が適切に処分されたことを記録する重要な書類です。企業の情報管理ポリシーの一環として、処分証明書を保管しておくことで、将来的なトラブルや監査に対応できます。
おすすめの機密文書処分業者の紹介
機密文書の処分を安全かつ確実に行うためには、信頼できる専門業者に依頼することが重要です。以下では、機密文書の処分を専門とし、信頼性と実績のあるおすすめの業者をいくつかご紹介します。各業者の特徴やサービス内容、対応エリアなどを参考に、自分に合った業者を選びましょう。
古紙業者による機密文書の処理
古紙業者では機密文書の処理を行っているところもあります。セキュリティがしっかりとした部屋で破砕処理、または溶解処理をします。預かった文書を触れるのは一部の管理者のみということで、外部に漏れないような仕組みを取られているところが一般的です。
持ち込みで処理してもらうことも可能ですが、出張によるサービスを行っている会社もあります。書類が飛散しないトラックを使用して積み込み、そしてそのまま処理機にかけます。大量にある書類を持ち込み出来ない場合は出張には大きなメリットがあります。
処理後には証明証も発行してもらうことが可能です。
武井紙業
社内教育を受けた専任ドライバーが密閉式のアルミバン車で機密書類の回収に伺います。ＧＰＳ（全地球測位システム）端末を搭載しており、お預かりした書類の飛散・盗難を未然に防ぎます。
武井紙業の機密文書処理
現地で破砕処理
ＳＧムービング株式会社(ＳＧホールディングスグループ)は、機密文書破砕溶解処理機能搭載した車両を使ったサービスを行っています。「出張機密文書溶解サービス」というのを行っています。
参考
専用車両による「出張機密文書溶解サービス」
持ち運びをして処理をするではなく、オフィスに車両ごとが来て処理をします。その目で様子を確かめることが出来るのも安心できる要素ですね。
郵便局による紙のリサイクル
日本郵便が紙の溶解サービスを行っています。専用の箱に不要な紙を積めて送るだけとシンプルな方法。ただし現在はどこでも行っているサービスでは無いので、確認をする必要があります。(主に東京の主要郵便局)
ただし書類についてるクリップやホッチキスは取り外す。これはどこのリサイクルでも基本的には同じルールです。不純物が混ざるとリサイクルしにくくなるからです。
参考
日本郵便の紙のリサイクルは東京都内の郵便局で現在試行販売中のサービスです。
機密文書処分に関するよくある質問（FAQ）
機密文書の処分は情報漏えいを防ぐために非常に重要なプロセスですが、初めて利用する場合はさまざまな疑問が生じることがあります。以下に、機密文書処分に関するよくある質問とその回答をまとめました。
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どのような文書が機密文書として処分すべきですか？
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機密文書とは、個人情報や企業の機密情報、契約書、取引データ、顧客リスト、従業員情報、経営計画、財務データ、営業資料など、第三者に漏れると不利益を被る可能性のあるすべての書類を指します。不要になった場合でも、情報が含まれている限り、適切な方法で処分する必要があります。
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処分費用はどのくらいかかりますか？
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処分費用は、機密文書の量、処分方法（シュレッダー、焼却、溶解など）、回収方法（出張回収、宅配回収）によって異なります。少量の処分であれば数千円から、企業で大量に処分する場合は数万円以上かかることもあります。多くの業者は見積もりを無料で提供しているため、事前に問い合わせて費用を確認するのがおすすめです。
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自宅やオフィスにあるシュレッダーで処分しても大丈夫ですか？
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家庭用やオフィス用のシュレッダーで処分することも可能です。ただし、一般的なシュレッダーの中には裁断が甘く、情報が読み取られるリスクがあるものもあります。機密度の高い文書を処分する際は、クロスカットやマイクロカットなど、細かく裁断できるシュレッダーを使用するのが望ましいです。
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処分の際に注意するべきことはありますか？
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処分の際には、機密文書をしっかりと梱包し、輸送中に情報が漏れないようにすることが重要です。また、業者に依頼する場合は、信頼できる業者であるか、情報セキュリティに関する認証（ISO27001など）を取得しているかを確認しましょう。処分完了後に発行される「処分証明書」を必ず受け取り、保管しておくことも大切です。
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機密文書処分の証明書（処分証明書）とは何ですか？
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処分証明書は、機密文書が業者によって適切に処分されたことを証明する書類です。企業のコンプライアンスや情報セキュリティ対策の一環として、処分証明書を保管しておくことで、監査やトラブル発生時に機密文書の適切な処分を証明できます。多くの専門業者では、処分が完了した際にこの証明書を発行してくれます。
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業者に依頼する場合、どのように機密文書を渡せばいいですか？
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業者によってさまざまな方法があります。出張回収の場合、業者がオフィスや自宅まで訪問して機密文書を回収します。宅配回収の場合、専用の梱包材を使って機密文書を発送します。どちらの場合も、機密文書が輸送中に外部から見られないよう、しっかりと梱包し、封をすることが重要です。
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業者が機密文書を処分する際の立ち合いはできますか？
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多くの業者では、依頼者が処分の際に立ち会うことが可能です。立ち合いサービスを利用することで、機密文書が確実に処分される様子を確認でき、安心して処分を任せられます。立ち合いを希望する場合は、事前に業者に伝え、対応可能かどうかを確認しましょう。
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機密文書が大量にある場合でも対応してもらえますか？
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多くの業者では大量の機密文書の処分に対応しています。専用の回収車や大容量のコンテナを使用して一度に大量の書類を回収することができます。業者に依頼する際には、事前に量やサイズを伝え、最適な回収方法や処分プランを提案してもらうと良いでしょう。
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機密文書処分の処理過程を確認することはできますか？
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一部の業者では、処分過程を動画で記録したり、依頼者が処分の現場に立ち会えるサービスを提供しています。処分の様子を確認できることで、機密文書が確実に処分されたことを確認できるため、安心感を高めることができます。
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機密文書処分にはどのくらいの時間がかかりますか？
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処分にかかる時間は、文書の量、処分方法、業者の混雑状況などによって異なります。少量の場合、宅配回収から処分完了まで1週間程度が目安です。大量の処分や立ち合い処分を希望する場合、事前のスケジュール調整が必要なため、数日から1～2週間かかることもあります。
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投稿者プロフィール
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2007年の創業の神奈川県川崎市内のリサイクルショップ。不用品回収と買取を10年以上に渡り営業を行っている。豊富な経験と実績もある古物販売・リサイクル業の専門家。安心して依頼が出来る不用品回収サービスをモットーに誠実な営業を続けさせていただいております。
お譲りいただいた不用品はリユース・リサイクルの分別を行い、最終的に残るものは一般廃棄物許可業者に委託をして処理されています。
【古物商許可】神奈川県公安委員会第４５２５２０００８２９６号
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